Le marché des logiciels pour CGP est riche : agrégateurs de comptes, outils réglementaires, simulateurs, CRM, logiciels de bilan patrimonial. Beaucoup font bien une chose, peu suivent le déroulé réel d'une journée de conseiller. Avant de comparer les fonctions, il est utile de comparer la façon de travailler que chaque outil suppose.
1. Où sont les données de vos clients ?
C'est la première question, et la plus souvent oubliée. Un logiciel en ligne héberge les données de vos clients chez l'éditeur ou chez son hébergeur : l'éditeur devient alors votre sous-traitant au sens du RGPD, et vous devez disposer d'un contrat qui encadre ce traitement. Demandez où se trouvent les serveurs, si les données sont chiffrées, qui y a accès et ce qui se passe en cas de résiliation. Un logiciel qui fonctionne sur votre poste évite ces questions, mais vous rend responsable de la sauvegarde : vérifiez qu'elle est automatique.
2. Suit-il le déroulé de vos rendez-vous ?
Découverte, stratégie, signature, suivi annuel : un bon outil épouse ces étapes au lieu de vous faire naviguer entre des modules. Le test simple : combien de clics entre « j'ouvre le dossier » et « je présente la stratégie au client » ? Et après le rendez-vous, les décisions du client sont-elles notées une fois, puis reprises partout (souscriptions, tâches, mails) ?
3. Que voit le client ?
Le client ne voit jamais votre base de données, il voit vos présentations. Regardez la qualité des pages présentées en rendez-vous et du document remis ensuite : lisibilité, projections, transmission, et cohérence avec le reste du dossier. Une présentation qui se construit à partir de la situation saisie évite les ressaisies et les incohérences.
4. Le suivi se fait-il tout seul ?
La valeur d'un conseiller se joue aussi dans les années qui suivent la signature : anniversaire des 8 ans d'un contrat d'assurance-vie, approche des 70 ans, fin d'un crédit, plafond PER inutilisé, épargne qui dort. Un logiciel doit faire remonter ces échéances sans que vous ayez à les chercher, idéalement avec le message prêt à envoyer.
5. Vous aide-t-il à piloter votre activité ?
Objectif annuel, volume signé, commissions à venir, rendez-vous de la semaine : ces chiffres existent déjà dans vos dossiers. Un bon outil les calcule à partir de ce que vous saisissez, sans tableur à côté.
6. Combien de temps pour le prendre en main ?
Un outil que l'on n'utilise qu'à moitié coûte plus cher qu'il n'y paraît. Demandez un essai avec des données fictives, et mesurez le temps qu'il vous faut pour faire un dossier complet sans aide. Vérifiez aussi la reprise de vos clients existants : depuis un tableur, ou par une saisie manuelle de plusieurs semaines ?
7. Quel est le coût réel ?
Au-delà de l'abonnement : frais de mise en service, modules en option, prix par utilisateur, formation, engagement. Ramenez tout à un coût annuel, et comparez-le au temps gagné chaque semaine.
8. Pouvez-vous partir avec vos données ?
La réversibilité est un critère de sérieux : à la fin de l'abonnement, pouvez-vous consulter et exporter vos dossiers dans un format lisible ? Un éditeur confiant dans son produit ne prend pas vos données en otage.
À garder en tête : le logiciel de suivi ne remplace pas l'outil réglementaire de votre réseau (document d'entrée en relation, lettre de mission, recueil, rapport d'adéquation). Les deux se complètent.
Ce que j'ai fait pour mon cabinet
Ces critères sont ceux qui m'ont conduit à concevoir Halden : les dossiers restent chiffrés sur le poste du conseiller, chaque étape du rendez-vous a son écran, les échéances remontent seules et l'activité se pilote sans tableur. Vous pouvez l'essayer gratuitement avec un dossier fictif.